人事制度が必要な理由とは？会社と社員をつなぐ「共通言語」

人事制度が必要な理由は、会社と社員をつなぐ「共通言語」として活用できる点です。社員は、会社が定めた人事制度を基準に現在の役割や報酬を把握します。そのうえで、自身のスキルアップや目指す役職などを想定し、自己成長の基準にするイメージです。

会社は、社員に対し成長の指標として人事制度を作成します。その指標があいまいだと、具体的な取り組みが見えてきません。そのため、会社と社員が同じ認識でいられる「共通言語」であることが重要です。

「制度=処遇決定のルール」だけではない本質的な定義

人事制度は、社員の給与や役割などの処遇を決定するルールブックのようなものです。ただし、処遇決定のルールとして活用するだけではありません。人事制度の本質的な定義は、求める人材を明確化するメッセージでもあります。

その会社にとって「どのような人材が必要なのか」を具体的に示す指標とも考えられます。従来の人事制度であれば、給与や役職を決める機能だけが取り上げられてきました。しかし、人事制度が必要となる本質的な理由は、「会社が求める人材像を明文化し共有すること」です。

人事制度には、会社が求める人材像を定める効果が期待できます。人事制度で定めた人材像が明確であればあるほど、最適な人材の採用・育成・評価に役立ちます。つまり、あいまいな定義ではなく、社員が定量的にキャリアパスを目指せる具体性が作成のカギになるでしょう。

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経営トップの意思を伝えるコミュニケーションツール

人事制度は、経営トップの意思を伝える役割を担います。社員の立場からは、「会社が求めている人材はこんなスキルを持っている」という人材像を知るコミュニケーションツールになるでしょう。会社にとっては、「どのような人に活躍してほしいか」という明確なメッセージの伝達機能にも活用できます。

経営トップの意思が明確であるほど、人材採用の判断基準としても役立ちます。例えば、経営トップが「プライベートの充実にも配慮したワークライフバランスを基準にする」と掲げているのであれば、「プライベートを優先させたい」と考えている人材が集まるでしょう。

2025年度の国内企業に就職した新入社員約8,000名を対象にした意識調査では、参加者全体の56％が「どちらかといえばプライベート優先の生活を送りたい」と回答してる状況です。

※出典：HR TrendLab「【意識調査結果から紐解く】2025年度新入社員の特徴と有効な人材育成とは」

あくまでも例に過ぎませんが、経営トップからのメッセージは人材採用の方向性にも影響をおよぼします。それだけに、人事制度で示す意思は、そのまま人材採用・育成・評価の方向性にもつながる指標です。

また、人事制度は組織拡大後も経営の求心力を保つためのインフラになります。現時点で小規模の会社であっても、「どのような人材が必要か」という人事の起点になるでしょう。人事の起点は、人事制度で定める「求める人材」です。人事制度は、経営の基盤として組織に根付いた指標として活用できます。

理由1：経営戦略と人材戦略を整合させるため

人事制度が必要な理由は、経営と人材を戦略的に整合させる役割があるからです。経営戦略と人材戦略を整合させる人事制度には、2つの効果が期待できます。

スタート地点は「事業戦略の実現に必要な人材」の定義

人事制度は、組織の経営戦略と人材戦略を整合させる効果として、次の定義を起点にします。

「事業戦略の実現に必要な人材はどのような人か」

人事制度は、前項で説明した組織拡大後のインフラとして会社の基盤となる共通言語です。会社が求める人材を明確に言語化して定義しなければなりません。「自社ではどのような人材が必要なのか」を実現可能な落としどころにします。

自社のビジネスモデルが変化しなければ、起点で定めた人材像を求める人材に設定できます。ただし、ビジネスモデルが変われば、評価されるべき行動も変化する点に注意しましょう。人事制度の起点は、そのときのビジネスモデルに沿って戦略的に調整することが重要です。

組織としての一貫性と人事判断の統一

人事制度を自社のビジネスモデルに沿って定義する際は、ブレない一貫性と統一性が求められます。会社は、設定した人事制度に対して告知なく変更したり、部署ごとに認識が違っていたりする状況は避けるべきです。

人事制度は、組織全体で一貫性のある共通言語として統一しましょう。一貫性のない制度では、採用・配置・評価・報酬の基準がブレます。結果的として、部署ごとの「会社に求められる人材像」にズレが生じます。部署単位だけではなく、経営の求める人材像と社員が目指す人材像にもブレが生じるでしょう。

人事制度により組織の一貫性を保つには、属人的な判断から脱却する必要があります。属人的な判断では、人事制度が崩れたパズルのように断片的な捉え方になるかもしれません。それでは、人事判断の統一はできません。

人事制度の設定は、定量的かつ客観的な判断が一貫性と統一性をもたらします。人事制度を共通言語として定着できれば、組織としての安定性も確保できます。

理由2：従業員の成長を後押しする土台を作るため

人事制度は、従業員の成長を後押しする土台を作るために欠かせません。従業員は、会社が定める「求める人材」を目指す指標として業務に取り組むことが考えられます。そのため、求める人材が明確に定義されていなければ、方向性を失います。

人事制度は、その方向性を明確にするためにあるわけです。従業員が成長するための土台となり、評価基準として役立ちます。

「何をすれば評価されるか」の可視化によるキャリア支援

人事制度は、従業員の成長を後押しする土台として必要です。「何をすれば会社に評価されるのか」を可視化する効果が期待できます。具体的には、可視化によるキャリア支援としての役割です。

従業員は、会社が定めた人事制度を基準に評価指標を判断します。その評価指標が明確に可視化されていれば、会社が求める人材へと知識と経験を積み重ねられます。要するに、人事制度は企業内のキャリア支援として貢献するわけです。

人事制度により「評価される能力や行動」などが可視化されれば、企業内でキャリアアップを考えている従業員は自主的にキャリア形成に励めます。

また、人事制度において等級ごとに期待する役割を明確にできれば、キャリア形成を目指す従業員の目標も定まります。等級定義（期待役割）は、従業員の自己成長につながる目安です。

コンピテンシー（行動特性）評価による育成効果

人事制度の整備は、コンピテンシー評価による育成効果としても期待できます。コンピテンシーは、優秀な人材に共通している個人の能力や行動特性です。

コンピテンシー評価は、「優秀な人材はどのような能力を持ち、どのように行動するのか」を分析し、再現性のある具体的な行動を言語化し評価基準に取り入れます。

コンピテンシー評価では、設定した目標に対しての成果だけでなく、「再現性のある行動」を評価し、成長を促します。成果だけではなく、成果に至るまでのプロセスを評価基準とする点が特徴です。

※参考：野村総合研究所（NRI）「コンピテンシー」

このように、人事制度においては成果だけではなく、行動に対しての評価になるため、行動することへの意義も高められます。その結果、従業員の行動するモチベーションアップにもつながります。人材育成として効果的な評価方法です。

理由3：公平性と納得感を担保し、信頼関係を築くため

人事制度の整備は、公平性と納得感が担保できているかがカギになります。社員との信頼関係を築くためには欠かせないルールです。

人事制度が定まっていなければ、社員は不満を抱き、離職の原因にもつながります。逆に、人事制度が公平性と納得感を担保できていれば、会社や組織に安定や秩序をもたらします。

例えば、人事制度が「一部の能力や資格を保有している人材だけに向けたメッセージなのか」や「ルールが適用される社員全員の納得を得られるものか」という視点で判断することが重要です。

会社と社員をつなぐ人事制度は、公平性や納得感を担保する共通言語としての役割があります。冒頭でも触れましたが、人事制度は会社と社員をつなぐ共通言語です。公平性や納得感の担保が信頼関係を築くための架け橋になると言っても過言ではありません。

同じ「モノサシ」を持つことによる透明性の確保

人事制度は、社員の公平性と納得感だけではなく、透明性の確保にも役立ちます。人事制度で示す等級や報酬の取り決めは、組織全体のモノサシとして活用できます。

• 等級
• 評価
• 報酬

人事制度では、これら3つの基準により数値・言語化し、関係者全員の理解を促すことが重要です。上長とメンバーの認識ギャップを埋める対話の基盤になります。

「報酬の根拠」が明確になることによる心理的安全性

設定された等級・評価・報酬の根拠を知りたいと考える社員は少なくありません。人事制度が整備されていれば、等級・評価・報酬の根拠も明確になります。報酬の根拠が明確になると、組織全体に心理的安全性を浸透させることができます。

会社にとって人事制度の存在は、不透明な“ブラックボックス評価”からの脱却につながるでしょう。「なぜ、この報酬を得られるのか」という透明性が浸透することにより、会社は社員誰もが公平に成長を目指す環境づくりの実現ができます。

※透明性のある人事制度は、フレームを活用した設計により実現します。人事の評価基準を全社的に開示することで一貫性も生まれてきます。詳しくは、こちらの記事も参考にしてください。

人事制度を構成する3つの要素と一貫性

人事制度は、以下の３つの要素で構成されています。

• 等級制度
• 評価制度
• 報酬制度

これら３つの要素は、一貫性をもって作る必要があります。等級・評価・報酬の要素が連動し、一貫性を担保できれば、公平かつ安定性のある人事制度を作成できます。

等級制度：期待する役割とキャリアパスの明示

等級制度は、社員に期待する役割や明確なキャリアパス（昇格への道筋）を示すために有効です。人事制度で設計した等級は、それぞれ「どのようなプロセス（実務経験、能力、資格）を達成すれば実現できるか」というキャリアパスとしての効果を発揮します。

キャリアパスの役割のある等級制度は、社員が参考にするランク付けチェックとしても欠かせない制度です。ちなみに、等級制度のランク付けは、３つの指標を活用します。

※参考：公益社団法人日本生産性本部「等級制度とは？基本から最新トレンドまで | 生産性navi」

等級制度では、能力や職務、役割などの指標ごとに基準対象が異なります。そのため、１つの要素だけに偏るのではなく、それぞれの要素をバランスよく取り込むことが大切です。

また、等級の段階に関しては、多くしないこともポイントになります。一般的には、5〜7段階の設計をおすすめします。段階を分ける際のポイントは、等級同士の違いが明確に言語化できる点を目安にしましょう。

※等級の段階を最適化できる人事制度の設計から運用までワンストップで実行可能なサービスはこちら

評価制度：成長を促すフィードバックの仕組み

人事制度を支える要素には、評価制度があります。評価制度は、段階ごとに分けた等級に対して、それぞれの評価基準を決める制度です。例えば、次の項目などが評価基準となる能力指標として考えられます。以下の役職で等級を分類するとしましょう。

• M2等級：ゼネラルマネージャー
• M1等級：マネージャー
• S2等級：プロフェッショナル
• S1等級：スペシャリスト
• G4等級：管理職候補
• G3等級：率先垂範
• G2等級：独力完遂
• G1等級：サポート必要

これら8段階の等級に評価項目を割り振ります。

※参考：Professional Studio取締役秋元 優喜note「フレームを使った「人事制度（等級・評価・報酬）」設計方法」

評価制度では、分類した等級ごとに求める人材が備えている能力を評価項目に設定します。ここで設定した評価項目は、人材育成の能力開発にも通じる項目です。また、評価制度ではあまり多くの能力を求め過ぎず、段階的に絞り込むことも必要ではないでしょうか。

等級に対して備えてほしい評価項目を設定できれば、それぞれの評価項目ごとに「これくらいのレベルであってほしい」というウエイトを設定します。評価項目のウエイトは、立場によっても異なる点に配慮して設定しましょう。例えば、エンジニアであれば「知識・スキルの発揮」を高めに設定、営業であれば「コミュニケーション能力」を高めに設定などです。

さらに、設定した等級ごとの評価項目は「具体的にどのような能力を発揮しているか」を明示することも忘れてはいけません。社員は、評価項目の意味を示すことで、人事制度から成長を促すフィードバックを得た実感にもつながります。

報酬制度：成果と貢献に報いる公正な分配

報酬制度は、等級制度や評価制度で定めた社員の等級や各評価項目のウエイトに対して、設定する段階的な報酬額のルールです。報酬制度は、会社が社員に発信するメッセージが対価としてあらわれます。「いかに公平性と納得感をくみ取ってもらえるか」が重要です。

• この等級に対してこの評価点を得るにはどのようなプロセスを踏んできたか
• 等級ごとの難易度が報酬にマッチしているか
• 同業種（競合）や同エリア内の相場観とズレていないか

これらを月給ベースや年収ベースで検討することをおすすめします。また、検討する際は会社として等級・評価・報酬を一貫した考えで決めましょう。あくまでも属人的な判断ではなく、公平・透明・納得を基準に進めることが大事です。

さらに、報酬制度では、等級ごとの給与額も開示します。公平性と納得感を基準にする人事制度であれば、透明性を担保しなければなりません。

失敗しない人事制度導入・運用のポイント

人事制度の導入や運用では、公平性や納得感を追うあまり、制度が煩雑になる場合もあります。人事制度の設計で失敗しないためには、いくつかの導入・運用ポイントを取り入れることをおすすめします。

「設計2割、運用8割」で考える

人事制度の導入・運用は、「設計2割、運用8割」で考えましょう。これは人事制度の重要度が設計：運用＝2：8くらいで運用が重要ということです。

人事制度の設計段階では、等級と評価、報酬のひも付けにおいて、制度の複雑化になる可能性を秘めています。設計の段階で、複雑化した制度は、実際に運用しづらい内容になるかもしれません。また、評価項目の多さから運用負担が大きすぎて回らないこともあります。

そのため、第一に「運用がきちんと回るか」を具体的にイメージしながら設計をしましょう。設計者は設計の途中で、自分の部下の評価をつけてみるとよいです。

「これで半年ごとに評点と具体的な評価理由を評価シートに記載して提出することができるか？」、育成という観点では「評価基準に基づいた観察・確認、指導・育成を日々行うことができるか？」といったことをイメージしながら、設計の途中で実際に自分の部下の評価をつけてみて、同じことを全上長にやってもらうことを想像すれば、運用がきちんと回りそうかどうか予測できるはずです。

また、人事制度を設計の段階から完璧にしようとすれば、運用開始までたどり着けないことも考えられます。人事制度を作成するには、設計2割、運用8割で進めることを念頭におきましょう。実際には、人事制度は運用が重要になります。

シンプル・イズ・ベストで形骸化を防ぐ

前項では、人事制度は運用が重要とお伝えしました。そして、運用がきちんと回るために、設計において重要なポイントは、シンプル・イズ・ベストであるということです。

特に、経営も社員も納得する人事制度を作ろうとすると、あらゆる関係者の理解を得ようと複雑化する可能性もあります。例えば、人事制度の目指す部分が「会社の求める人材を育てること」であっても、会社の利益を見据えた数字の羅列になる場合も考えられます。

先ほども触れましたが、人事制度は”運用できること”が重要です。まずは、複雑化する可能性がある設計段階において、シンプル・イズ・ベストを基準に進めてはいかがでしょうか。「どうしても完璧にしてから運用したい」という考え方では、形骸化（本来の目的とかけ離れている意味のない形だけの人事制度）になる可能性があります。

導入目的を「対話のきっかけ」と位置づける

人事制度の導入・運用において、重要なポイントは人事制度の導入目的を「対話のきっかけ」と位置付けることです。人事制度は、会社の単なる給与を決めた制度ではありません。あくまでも導入目的は会社が求める人材を言語化し、その人材を育てるための共通言語です。

優秀な人材は、自身のスキルアップを目指し高い学習意欲を持っています。そのうえ、主体的に行動する傾向が特徴です。このような人材は、「どうすれば次の段階に上がれるのか」を日頃から考えて行動することも考えられます。

人事制度で定めた等級や評価基準が公平性や透明性のもと報酬と連動するこれら具体的な仕組みがあるからこそ、納得感が生まれます。人事制度は、会社からの一方的なメッセージではありません。社員の納得感を生みだし、「この能力と経験を積めばこの役職と報酬が約束される」という目標に向けた指標になるはずです。

人事制度の導入目的は、まさに「会社の求める人材を育成すること」になります。社員が納得感を持って行動できる仕組みづくりではないでしょうか。

まとめ：人事制度は組織を強く成長させるための投資である

人事制度は、長期的な目線で考えれば組織を強く成長させるための投資だといえます。その理由は、人事制度の導入目的が組織を支えていく人材の育成だからです。

現代は、膨大な情報量とAIの活用が試されている変革期です。情報量の多さとAIによる効率化などで、多様な価値観が生まれています。そのため、企業が提供する商品やサービスなども多様化し、手法なども変化を余儀なくされるでしょう。

それだけに、人事制度が客観的に理解でき、公平であることは重要です。時代の変化に合わせて社員の納得を得られる制度であることが求められます。

本記事で解説してきた人事制度が必要な理由は、採用・育成・評価といった企業における全ての人事活動におけて軸となる「求める人材像」を人事制度で定義するためです。そして、会社や市場が求める人材は、会社のフェーズや時代の変化によってもカタチを変えていきます。例えば、現在騒がれている生成AIにしても、日々できることが変化しています。それだけに時代の流れに適応していくことも考えなければなりません。

弊社では、人事制度の設計（等級・評価・報酬）から運用まで一気通貫でサポートするサービスを提供しています。弊社サービスのFirstHRは、企業の人事担当者の人事戦略策定にかかる時間や手間を効率化できます。

人事制度の設計を容易にできる理由は、企業人事としての実務経験が豊富なプロの視点のもとでつくられたサービスだからです。目指すところは、社員が会社の評価に対して納得を持てること。納得感を持って、自己成長を目指してもらえる環境づくりへの貢献です。

人事制度が必要な本質的な理由は、弊社サービスを提供する意義と重なっています。検討中であれば、ぜひ具体的な要望を相談してはいかがでしょうか。